Un precio no sale de comparar vídeos ni de copiar la cifra de otro creador. Se construye desde cinco elementos: trabajo profesional, estructura del negocio, producción propia del encargo, derechos de uso y condiciones de pago. Separarlos enseña qué cubre cada encargo y qué cambio obliga a rehacer el presupuesto.
Un precio no es un número único
Un encargo parece sencillo porque termina en una pieza, y la pieza acabada esconde muchas tareas distintas. Leer el brief, comprobar qué se puede afirmar, pensar un concepto, guionizar, preparar el equipo, grabar, seleccionar tomas, montar, subtitular, exportar, contestar mensajes, gestionar revisiones, facturar y guardar los archivos. Llamar a todo eso «un vídeo» hace muy difícil explicar después qué cubría el precio acordado.
Una forma práctica de ordenarlo es tratar el precio como cinco componentes. Los tres primeros tienen que ver con hacer el trabajo: el trabajo profesional, la estructura que hace posible trabajar y el gasto que provoca esa producción concreta. El cuarto es el permiso para usar el material o tu imagen. El quinto recoge las condiciones que afectan a tu disponibilidad, a la administración o al riesgo de cobrar tarde.
Esto no significa enseñarle al cliente una hoja de contabilidad interna. El presupuesto puede llevar conceptos cortos y claros. La ficha completa sirve para otra cosa: comprobar si el total llega a tu mínimo viable, que es lo que calculas en tu base de coste. También hace la negociación más precisa. Un presupuesto más corto puede significar menos entregables, menos derechos, menos revisiones o un plazo más largo. Son cambios distintos y no son intercambiables.
Regla de decisión: si una condición añade tiempo, gasto, permiso de uso o riesgo comercial, tiene que aparecer como línea, condición o exclusión antes de aceptar el encargo.
La tabla siguiente es una ficha de composición, no una tabla de tarifas de mercado. No decide lo que debe cobrar otro creador. Sirve para identificar qué tiene que cubrir un encargo concreto.
| Componente | Pregunta de control | Qué anotar |
|---|---|---|
| Trabajo profesional | ¿Cuánto trabajo real hace falta? | Fases incluidas y entregables |
| Estructura | ¿Qué sostiene la actividad entre encargos? | Reparto interno de los costes recurrentes |
| Producción | ¿Qué gasto existe sólo por este encargo? | Costes incluidos y cómo se aprueban |
| Derechos de uso | ¿Cómo, dónde y cuánto tiempo se usará? | Medios, territorio, plazo y exclusividad |
| Condiciones de pago | ¿Qué cambia el riesgo o la disponibilidad? | Calendario, revisiones, plazo de pago y urgencia |
1. Trabajo profesional: medir el encargo entero
El primer componente no es el tiempo de grabación. Es el tiempo total que se puede atribuir razonablemente al encargo. Divide el trabajo en fases observables: leer el brief, comprobar lo que se puede afirmar, desarrollar el concepto, guionizar, preparar, grabar, seleccionar tomas, montar, subtitular cuando se pida, exportar, gestionar la comunicación y llevar las revisiones. Si una fase existe en la práctica, merece anotarse internamente aunque no aparezca como línea visible en el presupuesto.
Las estimaciones mejoran cuando se contrastan con trabajo ya terminado. Durante una temporada, anota el tiempo real por tarea sin intentar justificarlo. Casi siempre aparece lo mismo: la coordinación, el ir y venir de comentarios y la gestión de archivos ocupan más de lo que parecía. Esos registros no demuestran que el próximo encargo vaya a durar igual, pero son una base más firme que la memoria o que la comparación con el contenido de otra persona.
El cálculo interno por hora o por jornada tiene que partir del tiempo realmente facturable, no de todos los días laborables del calendario. La administración, la captación, la formación, las bajas, las vacaciones y la contabilidad reducen el tiempo disponible para encargos pagados. Es una herramienta de planificación, no la afirmación de que cada hora trabajada se le puede facturar a alguien.
Con varias versiones, identifica qué fases se comparten y cuáles se repiten. Una jornada de grabación puede alimentar varias salidas, y cada adaptación sigue necesitando su montaje, su comprobación de formato, su revisión y su exportación. Cinco entregables no son un entregable multiplicado por cinco, y tampoco conviene pasar por alto el trabajo adicional que las versiones repetidas sí exigen. La unidad que elijas para vender, que es el asunto de jornada frente a precio por vídeo, cambia por completo esta cuenta.
2. Estructura: lo que cuesta poder trabajar
La estructura son los costes que existen aunque hoy no haya ningún encargo. Programas de montaje, almacenamiento, amortización del equipo, conexión, espacio de trabajo, asesoría, seguros contratados para la actividad, gestión y todo el trabajo no facturable que mantiene el negocio en pie. Las circunstancias de cada creador son distintas, así que este componente no se puede sustituir por una referencia externa.
La idea no es cargarle a un cliente un coste recurrente entero. Es decidir qué proporción de los costes anuales del negocio tiene que recuperarse con el trabajo que esperas hacer. Parte de los gastos que realmente pagas, elige un periodo de revisión y repártelos entre las jornadas u horas facturables estimadas. Revisa el método cuando cambien las circunstancias: equipo nuevo, un programa que dejas de pagar, menos disponibilidad o un cambio sostenido de volumen alteran el cálculo de base.
Mantén la estructura separada de la producción del encargo. Una herramienta que usas todo el año suele ser estructura. Un desplazamiento pedido para un rodaje, un alquiler necesario para un concepto o una localización concreta para una jornada son producción. La distinción importa porque lo recurrente se recupera poco a poco, mientras que el gasto propio del encargo se valora y se acuerda antes de comprometerlo.
Las obligaciones fiscales y de cotización forman parte de la realidad económica del trabajo por cuenta propia, aunque su tratamiento contable y tributario depende de la situación de cada uno. La Agencia Tributaria publica la información oficial sobre estas obligaciones, y en esta publicación tienes el detalle de la retención de IRPF y los modelos. Una ficha de precio no sustituye a un asesor fiscal, sobre todo cuando hay dudas sobre la clasificación de un gasto, los registros o un alta.
La estructura explica también por qué hay un precio mínimo viable incluso para un encargo corto. Una pieza breve sigue necesitando los sistemas, el oficio, el equipo y la administración construidos con el tiempo. El cliente no tiene que recibir ese detalle interno, pero tú sí necesitas saber sobre qué base el trabajo sigue siendo sostenible.
3. Producción: el gasto que crea este encargo
Los costes de producción son los que no existirían, o no en la misma medida, sin este encargo. Desplazamientos, un alquiler necesario, atrezo acordado, una localización, ayuda, envíos, muestras que hay que conseguir u otro recurso excepcional. La pregunta de trabajo es directa: ¿se puede completar lo que piden, tal y como lo piden, sin ese gasto? Si la respuesta es no, hay que preverlo.
Antes de aceptar, deja claro quién puede aprobar un gasto adicional y qué ocurre si cambia el brief. Un rodaje fuera de tu entorno habitual suele añadir tiempo además de dinero. Si el cliente cambia la fecha, el lugar o el concepto después de aprobar el presupuesto, hay que revisar el trabajo y la producción. Un cambio no tiene por qué convertirse en un conflicto si su efecto se identifica y se acuerda antes de seguir trabajando.
Algunos problemas de producción no son gasto directo y afectan igualmente al alcance. Un producto que llega tarde, información que falta o una aprobación que se retrasa bloquean tiempo que ya no se puede reasignar. No hace falta convertir cada contratiempo en una cláusula larga. Sí conviene dejar escrito qué materiales e información aporta el cliente, quién los envía y cuándo empieza a contar el plazo de entrega, que es lo que ordenan las especificaciones de entrega.
Cuando un coste sigue siendo incierto, describe la vía de aprobación en lugar de absorber la incertidumbre sin límite. Un presupuesto puede decir que un elemento concreto queda excluido a la espera de aprobación. Así el cliente elige: simplificar el encargo, aportar el recurso, cambiar el brief o autorizar el gasto.
Separar producción de trabajo creativo protege a las dos partes. El cliente ve qué parte de lo que ha pedido genera el requisito adicional. Tú evitas confundir el coste de hacer posible el trabajo con el pago por tu tiempo y tu criterio.
4. Derechos de uso: el permiso va aparte
Hacer una pieza y autorizar su uso son decisiones relacionadas y distintas. El pago de producción cubre la creación. Los derechos de uso cubren qué puede hacer la otra parte con el material final, durante cuánto tiempo, en qué medios, en qué territorios y con qué límites. Cuando procede, la exclusividad limita además tu capacidad de trabajar con categorías competidoras definidas durante un plazo acordado.
Para que este componente funcione, evita fórmulas anchas como «uso total» o «uso en redes». Pide una descripción funcional. Puede incluir publicación orgánica en las cuentas del cliente, uso en su web, materiales internos, publicidad de pago, ediciones, recortes, combinación con otro material, uso por terceros o circulación a través de distribuidores. Cada uso propuesto cambia el permiso que se está pidiendo. También conviene aclarar si el cliente recibe sólo el archivo final, el bruto, o los dos.
Un plazo de uso necesita principio y final. Un medio necesita nombre. La exclusividad necesita categoría y plazo, y a veces territorio, como explica la pieza sobre qué es la exclusividad y qué cuesta. Sin esos datos el alcance no se puede valorar. Una vía prudente es acordar la producción con un permiso limitado y bien descrito, y dejar cualquier ampliación para un acuerdo escrito posterior. Cómo se cobra esa ampliación es el asunto de poner precio a los derechos de uso.
En España, la propiedad intelectual, los derechos de imagen y los permisos de terceros plantean cuestiones legales que una ficha de precio no resuelve. El texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual es la referencia oficial. Un acuerdo tampoco elimina la necesidad de permisos para música, localizaciones o personas que aparezcan en una producción cuando esos permisos son obligatorios.
La distinción de fondo es sencilla: ampliar el derecho a usar el material no es pedir otra jornada de grabación. Es cambiar el permiso concedido. Anotarlo por separado hace mucho más manejables las conversaciones posteriores sobre publicidad de pago, reutilización o campañas ampliadas.
5. Pago y condiciones: el alcance que no se cobra
El quinto componente recoge las condiciones que encarecen aceptar un encargo aunque no añadan un solo segundo a la pieza final. Un plazo comprimido desplaza otros compromisos. Las revisiones sin límite impiden cerrar un proyecto. Un calendario de pago largo te obliga a soportar más riesgo comercial. Reservar fechas con mucha antelación limita lo que puedes aceptar mientras tanto. Todo esto necesita condiciones escritas y no la confianza en una conversación inicial.
Deja escrito cuántas rondas de cambios están incluidas, qué se considera cambio de alcance y cuándo se da una versión por aprobada. Distingue entre corregir algo que se apartó del brief acordado y pedir un concepto, un guión, un formato o una grabación nuevos. Lo primero suele formar parte del trabajo acordado. Lo segundo pide normalmente una valoración nueva porque cambia el trabajo, la producción o las dos cosas.
Guarda el presupuesto, la aceptación, las instrucciones importantes y los registros de entrega. La factura debe identificar el servicio con claridad suficiente para vincularla al acuerdo. Si procede repercutir IVA, o aplicar una retención, depende de la operación y de la situación de las partes, y lo tienes desarrollado en la pieza sobre IVA y facturas a marcas de fuera de España. El precio del trabajo no determina por sí mismo su tratamiento fiscal.
Un presupuesto útil dice también cuándo vence el pago y qué fase de entrega depende de ese momento. No es una medida punitiva: reduce la ambigüedad sobre lo que se espera de cada parte. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el marco de los plazos de pago entre empresas, y qué hacer cuando no se cumplen es el asunto de cobrar tarde, reclamar y cuándo parar. Si aceptas una condición excepcional, anótala como excepción y revisa el proyecto al terminarlo, para ver si la presión, el retraso o la carga administrativa fueron proporcionados.
Las condiciones escritas importan aún más cuando en el encargo intervienen varias personas que deciden. Un interlocutor acordado, una fecha límite para los comentarios y una vía clara para aprobar cambios evitan rondas de revisión que nacen de comentarios contradictorios y no de un cambio del brief.
Cómo se usa la ficha de precio mínimo
La ficha sirve antes de enviar un presupuesto y después de terminar el encargo. Antes, saca a la luz la información que falta. Después, compara lo previsto con lo ocurrido y mejora la estimación siguiente. No necesita una fórmula publicada ni una tarifa de mercado estándar. Necesita un método repetible para identificar qué incluye un total y qué tendría que cambiar si cambia el total.
- Describe el resultado pedido y enumera las fases necesarias para producirlo.
- Estima cada fase con los registros de encargos ya terminados, cuando los tengas.
- Añade la parte interna de costes recurrentes que sostiene la actividad.
- Separa el gasto de producción propio de este encargo y consigue aprobación cuando no esté cerrado.
- Define el permiso de uso por medio, plazo, territorio y exclusividad cuando proceda.
- Escribe el calendario, las revisiones, el proceso de entrega, el vencimiento del pago y qué cuenta como cambio de alcance.
- Comprueba que el total llega a tu mínimo interno antes de plantear una concesión o un brief distinto.
Cuando el cliente tiene un presupuesto corto, la conversación puede centrarse en reducir alcance en lugar de bajar la base del precio sin explicación. Menos salidas, una producción más simple, menos revisiones, derechos más estrechos o un plazo distinto son variables concretas. Aceptar menos por el mismo alcance puede ser una decisión puntual y deliberada, y conviene reconocerla como tal en lugar de confundirla con un suelo sostenible.
Al entregar, anota el tiempo real, los gastos imprevistos, el número de rondas de comentarios y cualquier petición de derechos que apareciera tarde. Esos registros sirven más cuanto más breves y factuales sean. Con el tiempo enseñan dónde estimabas siempre por debajo, qué tipo de encargo va fluido y qué condiciones necesitan una redacción más clara.
La ficha no sustituye al criterio. Hay trabajos con consideraciones estratégicas, artísticas o de relación que no caben en un cálculo. Su papel es hacer visibles las consecuencias prácticas antes de pesar esas consideraciones.
Límites de esta ficha
Esta guía no fija tarifas de mercado, no compara creadores y no sustituye asesoramiento fiscal, contable o jurídico. No determina automáticamente si procede repercutir IVA, si es relevante una retención o qué declaración habrá que presentar. Esas preguntas dependen de tus circunstancias, de la naturaleza de la operación y, a veces, de dónde estén establecidas las partes.
Tampoco es directamente aplicable, sin adaptarla, a una relación laboral, a una agencia que actúa como empleadora, a una colaboración editorial no remunerada o a una producción audiovisual compleja con varios proveedores, licencias y participantes. No resuelve permisos que impliquen a menores, música, marcas visibles, localizaciones, datos personales o personas que aparezcan en la pieza. Esas situaciones pueden exigir más documentación y asesoramiento especializado.
La ficha no garantiza el cobro. Su función es reducir la ambigüedad antes de empezar y dejar constancia de lo acordado. Cuando el impago ya ha ocurrido, conserva la prueba del encargo, de la entrega y de las comunicaciones, y valora los pasos que correspondan a tu caso. Un precio bien construido reduce el desacuerdo evitable y no elimina el riesgo comercial.
Por último, el método es para creadores independientes que pueden definir su propio alcance y sus condiciones comerciales. No debe usarse para sortear derechos laborales, protecciones de consumo u obligaciones contractuales ya impuestas por otro acuerdo válido. Cuando un acuerdo existente choque con un presupuesto nuevo, aclara la situación antes de seguir trabajando.