Advertencia previa, y esta importa
Dicho eso, es un escenario que aparece pronto: las marcas que contratan contenido de creador operan a menudo desde otro país, y la primera factura internacional suele llegar antes de lo esperado.
Tres escenarios, tres tratamientos
| Escenario | Condición del cliente | Tratamiento general del IVA | Qué comprobar antes |
|---|---|---|---|
| Cliente en España | Empresa o profesional | Se repercute IVA español | Datos fiscales completos |
| Cliente en la Unión Europea | Empresa o profesional con número operativo | Sin IVA español, inversión del sujeto pasivo | Verificación del número y alta en el registro intracomunitario |
| Cliente en la Unión Europea | Particular | Reglas distintas, consultar | Condición del destinatario |
| Cliente fuera de la Unión | Empresa o profesional | Reglas de localización propias, consultar | Retención en origen y divisa |
| Cliente fuera de la Unión | Particular | Reglas propias, consultar | Naturaleza del servicio |
La distinción determinante es doble: dónde está establecido el destinatario y si es empresario o profesional. Un cliente particular y una empresa reciben tratamientos distintos, y esa es la primera comprobación.
La regla general de localización
La Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido contiene las reglas de localización de las prestaciones de servicios. La regla general para servicios prestados a empresarios o profesionales sitúa la operación donde el destinatario tiene la sede de su actividad.
Consecuencia práctica: si tu cliente empresarial está establecido en otro Estado miembro, el servicio no se localiza en España y tú no repercutes IVA español. El impuesto lo declara el destinatario en su país por el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
Hay reglas especiales para determinados servicios que alteran esta regla general, y conviene comprobar si alguna afecta a la actividad concreta que facturas.
El registro de operadores intracomunitarios
Para operar de este modo dentro de la Unión Europea hay que solicitar el alta en el registro de operadores intracomunitarios, lo que asigna un número de identificación a efectos de IVA válido para operaciones intracomunitarias.
Dos consecuencias que conviene anticipar:
- El alta no es automática ni inmediata. La Administración puede solicitar información adicional sobre la actividad antes de concederla, así que conviene tramitarla antes de tener la primera factura urgente encima de la mesa.
- Genera una obligación periódica. Hay que presentar la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias con la periodicidad que corresponda.
La información oficial está disponible en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Verificar al cliente antes de emitir
Antes de emitir una factura sin IVA a un cliente de la Unión Europea hay que comprobar que su número de identificación a efectos de IVA está operativo para operaciones intracomunitarias. Existe un sistema europeo de verificación en línea para hacerlo.
Dos hábitos que evitan problemas:
- Verificar el número el mismo día de la emisión, no meses antes.
- Guardar constancia de la verificación, con fecha, junto con la factura.
Si el número no está operativo, el tratamiento cambia y no puedes emitir sin más. Es exactamente el momento de llamar al gestor, no de improvisar.
Las menciones que debe llevar la factura
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012 establece las menciones específicas que deben figurar cuando el destinatario es el sujeto pasivo o cuando la operación está exenta, y esa mención concreta es obligatoria.
Además, la factura debe recoger el número de identificación a efectos de IVA del destinatario y el tuyo, y la ausencia de esos datos es una causa habitual de rechazo por parte del departamento contable del cliente.
La fórmula literal que corresponde a cada caso la determina el gestor. No conviene copiarla de una plantilla encontrada en internet, porque las menciones varían según el supuesto.
Clientes fuera de la Unión Europea
El tratamiento es distinto y depende de la naturaleza del servicio y de la condición del destinatario. En términos generales, los servicios prestados a empresarios establecidos fuera de la Unión suelen quedar fuera del ámbito del impuesto español conforme a las reglas de localización, pero existen reglas de cierre y supuestos particulares que pueden alterar esa conclusión.
Dos cuestiones prácticas que aparecen siempre con clientes de terceros países:
- Retenciones en origen. Algunos países practican retenciones sobre pagos a proveedores extranjeros. Conviene saberlo antes de firmar, porque afecta al importe que realmente vas a cobrar.
- Divisa y comisiones. Facturar en otra moneda expone al tipo de cambio y a comisiones bancarias que pueden ser significativas. Conviene pactar quién las asume.
La existencia de convenios para evitar la doble imposición puede ser relevante en el tratamiento de esas retenciones, y es materia que corresponde a un asesor fiscal.
El impuesto sobre la renta no desaparece
Una confusión frecuente: facturar sin IVA no significa facturar sin tributar. Los ingresos obtenidos, sean de clientes españoles o extranjeros, forman parte de tus rendimientos de actividades económicas a efectos de la Ley 35/2006 del IRPF y se declaran igual.
Lo que cambia con clientes extranjeros es que no practican retención española, con lo que el importe que recibes es bruto en términos de renta. Si tu cartera se internacionaliza rápido, la provisión para impuestos que calculaste en tu base de coste se queda corta y conviene ajustarla.
Comprobaciones antes de aceptar un cliente extranjero
- ¿Dónde está establecido y es empresario o profesional?
- ¿Tiene número de identificación a efectos de IVA operativo?
- ¿Estás dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios?
- ¿En qué divisa se factura y quién asume las comisiones?
- ¿Practican retención en origen?
- ¿Qué plazo de pago tienen y a qué dirección hay que enviar la factura?
- ¿A qué ley se somete el contrato y qué tribunales son competentes?
La última pregunta no es fiscal pero es igual de importante: si el contrato se somete a una jurisdicción lejana, reclamar un impago puede resultar económicamente inviable.
Lo que conviene llevarse
Localización según dónde esté el destinatario, verificación del número de identificación antes de emitir, mención obligatoria en la factura, alta previa en el registro intracomunitario y declaración recapitulativa periódica.
Y una regla de conducta: la primera factura internacional se hace con el gestor delante. La segunda ya la haces solo.