Dos niveles: lo obligatorio y lo que evita el rechazo
Una factura tiene que cumplir dos cosas distintas. La primera es la normativa: los datos que exige el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012. La segunda es el circuito administrativo de tu cliente, que no está en ninguna ley y que es lo que en la práctica decide si el documento se paga o vuelve.
Cumplir solo la primera produce facturas correctas que nadie procesa. Cumplir las dos produce cobros en fecha.
Lo que exige la norma
Con carácter general, una factura completa contiene número y, en su caso, serie; fecha de expedición; datos identificativos y domicilio del expedidor y del destinatario; número de identificación fiscal cuando proceda; descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible; tipo o tipos impositivos aplicados; cuota repercutida; y fecha de la operación si es distinta de la de expedición.
Hay supuestos particulares, como las operaciones exentas, las que se documentan mediante factura simplificada o aquellas en las que se aplica la inversión del sujeto pasivo, que exigen menciones específicas. En esos casos, la mención concreta que hay que incluir la determina el gestor.
La numeración, que se rompe una sola vez
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Parece trivial hasta que se repite un número o se salta uno, y entonces la corrección exige una factura rectificativa.
Un esquema que aguanta: año, guion, número correlativo de cuatro dígitos, comenzando en el uno cada ejercicio. Series separadas solo cuando hay una razón real, por ejemplo un régimen distinto o un tipo de operación distinto, y en ese caso con prefijo claro.
Dos reglas de disciplina: nunca borrar una factura emitida, y corregir siempre mediante rectificativa. Eliminar un número de la secuencia es de los errores que más caro salen en una comprobación.
El concepto, que es donde se pierde el tiempo
Un concepto que dice servicios de creación de contenido es un concepto que un departamento de compras no puede aprobar, porque no puede casarlo con ningún pedido ni con ningún presupuesto.
Un concepto que funciona identifica el encargo, el periodo y las partidas:
- Nombre de la campaña o del proyecto tal y como lo llama el cliente.
- Referencia al presupuesto aceptado, con su número y su fecha.
- Desglose por partidas: producción, cesión de uso con su plazo, exclusividad si la hay, variantes adicionales.
- Fechas de la prestación.
El desglose tiene un segundo efecto útil: deja constancia documental de qué derechos se cedieron y por cuánto tiempo, lo que sirve como registro para la renovación descrita en poner precio a los derechos de uso.
Las siete causas de rechazo
Guarda copia: el envío también. Un correo con acuse o un registro en el portal es la prueba de que la factura entró en circuito.
Anota la fecha: el reloj de la reclamación empieza el día del vencimiento, no el día del enfado.
El número de pedido, el detalle que más cobros retrasa
Muchas empresas medianas y grandes trabajan con un sistema en el que cada compra genera un número de pedido interno, y su circuito de pago no procesa facturas que no lo lleven.
El problema es que casi nadie te lo dice. La factura llega, no tiene referencia, se queda parada, y a las cuatro semanas descubres que ni siquiera había entrado en el circuito.
La solución es una pregunta en la fase de presupuesto: ¿necesitáis número de pedido en la factura, y a qué dirección debo enviarla? Dos líneas de correo que ahorran un mes.
Cuándo se emite
El hito que dispara la factura debe estar en el presupuesto y conviene que sea la entrega, no la aprobación. Atar la facturación a una aprobación subjetiva permite que el cobro se retrase de forma indefinida, como se explica en las cláusulas peligrosas.
Sobre el anticipo: cuando se cobra una cantidad antes de la prestación, hay reglas propias de facturación de anticipos que conviene aplicar correctamente. Es otro punto para el gestor.
Y sobre el plazo de pago entre empresas, el marco es la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que establece los plazos aplicables y el devengo de intereses de demora.
Conservación y registro
Las facturas emitidas y recibidas hay que conservarlas durante los plazos que fija la normativa tributaria, y llevar los libros registro correspondientes. La Ley 58/2003 General Tributaria regula los plazos de prescripción que determinan cuánto tiempo puede revisarse una operación.
En la práctica: una carpeta por ejercicio, subcarpetas de emitidas y recibidas, copia de seguridad en un segundo soporte, y todo con el mismo esquema de nombres. Cinco minutos al emitir cada factura ahorran una tarde en cada trimestre.
Tu plantilla, hecha una vez
Construir una plantilla propia y no volver a improvisar es de las mejores inversiones de tiempo del primer año. Debe incluir, además de los datos obligatorios:
- Un espacio fijo para el número de pedido del cliente.
- Un bloque de desglose por partidas.
- La referencia al presupuesto aceptado.
- Las condiciones de pago escritas, con el plazo y el número de cuenta.
- Una línea con la fecha de vencimiento calculada, no solo el plazo.
La fecha de vencimiento explícita cambia el comportamiento de quien la recibe más de lo que parece: una fecha concreta se cumple mejor que un plazo abstracto.
Lo que conviene llevarse
Cumple el reglamento, y después cumple el circuito del cliente. Pregunta por el número de pedido y por la dirección de facturación antes de emitir. Desglosa el concepto por partidas y referencia el presupuesto.
Numera con disciplina, corrige solo con rectificativa y pon fecha de vencimiento. Si aun así no pagan, el procedimiento está en cobrar tarde.