Por qué se pacta antes de rodar
Las especificaciones técnicas parecen un asunto de exportación y son un asunto de rodaje. La relación de aspecto condiciona el encuadre, la tasa de fotogramas condiciona la obturación y la necesidad de subtítulos condiciona cómo se compone la imagen para dejar espacio al texto.
Descubrir después de rodar que hacía falta también una versión horizontal significa recomponer planos que no se grabaron pensando en eso. Y significa una reentrega no facturada.
Los ocho parámetros
Comprobación final: reproduce cada archivo en un teléfono antes de enviarlo. Los subtítulos legibles en un monitor pueden no serlo en pantalla pequeña.
Copia propia: dos soportes distintos durante el plazo pactado. La pérdida de material entregado sale cara.
La nomenclatura, que parece una tontería
Un sistema de nombres coherente ahorra horas a lo largo de un año y evita el error más embarazoso del oficio, que es entregar el archivo equivocado.
Un esquema que funciona: cliente, campaña, número de pieza, variante, versión y fecha, separados por guiones y sin caracteres especiales ni tildes. Por ejemplo: marca-campana-p01-arranque-demo-v02-20260801.
Dos reglas que lo sostienen: la versión sube cada vez que se entrega algo, aunque el cambio sea mínimo, y nunca se reutiliza un número de versión. La palabra final no es un número de versión y produce siempre un archivo llamado final definitivo.
Qué es una ronda de revisión
Una ronda es una lista consolidada de cambios, enviada de una sola vez, por un único interlocutor, en un plazo acordado. Todo lo que no cumpla esas cuatro condiciones no es una ronda: es una conversación.
La diferencia importa porque el coste de las dos cosas es radicalmente distinto. Aplicar doce cambios juntos es una tarde. Aplicar doce cambios de uno en uno a lo largo de dos semanas son doce arranques de proyecto, doce exportaciones y doce esperas.
Escribir la definición en el presupuesto es todo lo que hace falta. La mayoría de los clientes no envía comentarios goteando por mala fe: lo hace porque nadie le ha dicho que hay otra forma.
Corrección o cambio de encargo
La frontera se define por referencia al brief aprobado:
- Corrección. El resultado no cumple algo que el brief pedía. El nombre del producto está mal escrito, falta la identificación publicitaria pactada, la duración no coincide con la acordada. Entra en el precio.
- Cambio de encargo. Se pide algo que el brief no pedía. Otro arranque, otra localización, un mensaje distinto, una duración nueva, un formato adicional. Se presupuesta.
Comunicar un cambio de encargo no tiene por qué ser incómodo si se hace pronto y sin dramatismo: se confirma que se puede hacer, se indica el impacto en plazo y en importe, y se pide confirmación. La incomodidad aparece cuando se acumulan cinco cambios y se factura al final.
Los plazos de las dos partes
Un calendario que solo fija tus fechas está incompleto. Debe fijar también las del cliente: cuándo llega el producto, cuándo se aprueba el guion, en cuántos días laborables llegan los comentarios de cada ronda.
Y debe decir qué pasa cuando esos plazos se incumplen. La fórmula que funciona sin generar conflicto es automática: por cada día laborable de retraso en la respuesta del cliente, la fecha de entrega se desplaza un día laborable.
Es preferible a una penalización, porque no requiere reclamar nada ni cobrar nada: simplemente reconoce la realidad de que no puedes montar lo que no te han comentado.
Aprobación tácita
Una cláusula sencilla que resuelve muchos casos: si el cliente no envía comentarios en el plazo acordado, la entrega se considera aceptada.
No es agresiva, es la única forma de que un proyecto pueda cerrarse. Sin ella, un encargo entregado en marzo puede seguir teóricamente abierto en septiembre, y con él la factura.
Conviene combinarla con un aviso: al enviar la entrega, recordar la fecha límite de comentarios. Así la aceptación tácita nunca sorprende a nadie.
Cómo se entrega
Tres decisiones prácticas:
- Medio. Enlace de descarga con caducidad, carpeta compartida o transferencia. Evita adjuntos de correo, que degradan y fallan.
- Estructura. Una carpeta por pieza, con las variantes dentro y un documento de texto que enumere qué es cada archivo.
- Comprobación previa. Reproduce cada archivo antes de enviarlo, en un teléfono real. Es el paso que más reentregas evita.
Y guarda tu propia copia durante el plazo pactado, en dos soportes distintos. La pérdida de material entregado es un problema que se paga caro y se evita con un disco de más.
La entrega y la factura
Conviene que el hito que dispara la factura esté escrito y que no sea la aprobación, sino la entrega. Atar el pago a una aprobación subjetiva es el mecanismo que se describe en las cláusulas peligrosas.
Los requisitos formales de la factura están en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1619/2012, y el detalle práctico está en la factura que no te devuelven.
Lo que conviene llevarse
Ocho parámetros técnicos pactados antes de rodar. Una ronda definida como lista consolidada, con un interlocutor y un plazo. Y la frontera entre corregir y cambiar el encargo, escrita en el presupuesto.
Con esas tres cosas, la mayoría de los proyectos se cierran en la fecha prevista y con el margen previsto.