El error de partida
La forma más común de fijar precio es mirar lo que cobra alguien parecido y quedarse un poco por debajo para que no te digan que no. Es comprensible y es un desastre, porque hereda un número del que no sabes nada: ni qué costes cubre, ni qué volumen de encargos supone, ni si esa persona está ganando dinero.
El punto de partida correcto no mira fuera. Mira tus gastos, tus días disponibles y lo que necesitas ingresar. Ese número es tu suelo. No es tu precio, es el punto por debajo del cual cada encargo te deja peor que antes de aceptarlo.
Qué entra en el coste anual
La lista es más larga de lo que parece y la mayoría de los cálculos caseros se dejan la mitad fuera. Conviene escribirla entera aunque algunas líneas salgan a cero.
Costes que se pagan tengas trabajo o no
- Cotización a la Seguridad Social en el régimen de trabajadores por cuenta propia, que desde el sistema introducido por el Real Decreto-ley 13/2022 se calcula por tramos de rendimientos netos y se regulariza después.
- Gestoría, si la tienes, o el tiempo que dedicas a hacerlo tú, que también es un coste.
- Seguro de responsabilidad civil, si tu actividad lo aconseja.
- Conexión, telefonía, alojamiento de la web y almacenamiento en la nube del material.
- Suscripciones de software de edición, sonido, gestión de proyectos y facturación.
- Parte proporcional del alquiler o de los suministros si trabajas desde casa, en la medida en que sea deducible.
Costes que dependen del volumen
- Amortización del equipo. Una cámara, un par de ópticas, luces, trípode, micrófonos y tarjetas tienen una vida útil finita y hay que reponerlos.
- Consumibles: baterías, tarjetas, fondos, cinta, difusión, adhesivos.
- Desplazamientos, dietas y aparcamiento.
- Compra de producto cuando el encargo lo exige y no lo envía la marca.
- Subcontratación puntual de montaje, sonido o corrección de color.
Lo que casi nunca se cuenta
- Formación, que en este oficio no es opcional.
- El impuesto sobre la renta, que no es un coste de la actividad pero sí sale del mismo bolsillo.
- El colchón para meses malos. Sin él, un trimestre flojo se convierte en una decisión de precio tomada con miedo.
- Las vacaciones. Nadie te las paga. Si no están en el cálculo, no existen.
El denominador, que es donde está el problema
Aquí se rompe la mayoría de los cálculos. El año tiene alrededor de doscientos veinte días laborables en España descontando fines de semana y festivos. La tentación es dividir el coste anual entre esa cifra.
No es esa la cifra. Los días que puedes facturar son los que dedicas a trabajo de cliente, y de ellos hay que restar:
- Vacaciones y festivos propios.
- Captación: propuestas, presupuestos, llamadas, reuniones que no acaban en encargo.
- Administración: facturación, reclamaciones de cobro, trimestres, contabilidad.
- Contenido propio y cartera, que es marketing y no lo paga nadie.
- Formación y pruebas técnicas.
- Días de baja o de imprevisto personal.
Cuando se suman esas partidas con sinceridad, la proporción de días facturables que sale suele estar entre el cuarenta y el sesenta por ciento del calendario laboral. Esa proporción es tuya y solo la puedes medir tú, pero medirla cambia el resultado por completo.
La ficha de cálculo
La división: suma las líneas 01 a 04 y divide entre la línea 07. Ese es tu coste por jornada facturable.
Prueba de realidad: si la línea 07 supera el sesenta por ciento de la línea 05, vuelve a revisar la 06. Es casi seguro que te has quedado corto.
Qué hacer con el número que sale
Lo primero, no asustarse. Es habitual que el resultado sea bastante más alto de lo que estabas cobrando, y la reacción instintiva es pensar que nadie lo pagará. Antes de concluir eso conviene separar dos preguntas.
La primera es aritmética: ¿cuánto necesito por jornada? La segunda es comercial: ¿a quién le vendo a ese precio? La segunda no invalida la primera. Si el número parece imposible con tus clientes actuales, el problema no es el número, es la cartera de clientes, y eso se aborda en posicionamiento.
Lo segundo, entender que el suelo es un suelo. Trabajar puntualmente por debajo por una razón estratégica concreta es una decisión legítima siempre que sepas que estás por debajo y por cuánto. Trabajar por debajo sin saberlo es otra cosa.
Cada cuánto se revisa
Una vez al año como mínimo, y siempre que cambie algo estructural: un cambio de tramo de cotización, la compra de equipo importante, un traslado, la contratación de una gestoría, la entrada o salida de un cliente que representaba una parte grande de tus ingresos.
La revisión anual es además el momento natural para subir tarifas a los clientes existentes, con aviso previo y por escrito. Un aumento anunciado con dos meses de antelación se acepta muchísimo mejor que uno improvisado en medio de un encargo.
El margen no es beneficio
Una confusión frecuente: pensar que todo lo que supere la base de coste es beneficio limpio. No lo es, por dos motivos.
El primero es que la base de coste que has calculado es una previsión, y las previsiones fallan. Si el año trae menos encargos de los previstos, los costes fijos se reparten entre menos jornadas y el coste real por jornada sube.
El segundo es que el trabajo por cuenta propia tiene un componente de riesgo que un salario no tiene: no hay indemnización, no hay preaviso, no hay paga extra. Ese riesgo se retribuye, y se retribuye en el precio. Un margen que solo cubre la previsión no está retribuyendo nada.
Una nota sobre gastos deducibles
Qué gastos son deducibles en el impuesto sobre la renta y qué cuotas de IVA son compensables no es una cuestión de criterio propio: lo determinan la Ley 35/2006 del IRPF y la Ley 37/1992 del IVA, con su desarrollo reglamentario y los criterios administrativos publicados por la Agencia Tributaria.
Para el cálculo de tu base de coste esto importa menos de lo que parece: lo que quieres saber es cuánto dinero sale de tu cuenta al año, sea o no deducible. La deducibilidad afecta a tu declaración, no a tu suelo de precio. Pero conviene tener la conversación con un gestor antes de dar por hecho que algo es deducible, porque el criterio en gastos parcialmente afectos, vehículo y vivienda es restrictivo.
Lo que conviene llevarse
Tu suelo no es una opinión, es una división. Coste anual más lo que necesitas ganar, dividido entre las jornadas que de verdad puedes facturar. El error casi siempre está en el denominador.
Con ese número en la mano, la siguiente decisión es la unidad de venta: si cobras por vídeo o por jornada. Y después, cómo cobras aparte lo que la marca hace con el material, que es el asunto de los derechos de uso.