Qué es un presupuesto y qué no
Un presupuesto no es una cifra en un mensaje. Es un documento que define el encargo, y su función principal no es comunicar el precio: es fijar el alcance. El precio es la consecuencia del alcance, y cuando el alcance no está escrito, el precio queda a merced de la interpretación.
Enviar una cifra suelta por mensajería instantánea es la causa más frecuente de conflicto en este oficio. No porque el cliente sea de mala fe, sino porque cada parte recuerda una conversación distinta y no hay documento que decida.
La estructura que funciona
Ocho bloques, en este orden. Cabe en una página.
- Encabezado. Tus datos fiscales, los del cliente, número de presupuesto y fecha.
- Descripción del encargo. Dos o tres frases sobre qué se va a producir y para qué.
- Alcance. Jornadas, piezas estimadas, duraciones, formatos, variantes, lugar de rodaje y quién aporta producto y atrezo.
- Derechos incluidos. Canales, territorio y plazo. Y qué queda expresamente fuera.
- Revisiones. Cuántas rondas entran, qué es una ronda y qué se considera cambio de encargo.
- Calendario. Fecha de rodaje, de primera entrega, de revisiones y de entrega final, con las dependencias del cliente marcadas.
- Importe y condiciones de pago. Desglose por conceptos, impuestos aplicables, porcentaje a la firma y plazo de pago del resto.
- Validez. El presupuesto caduca en una fecha. Sin ella, te lo aceptarán seis meses después con tus precios del año pasado.
Los bloques de derechos y de revisiones son los que la mayoría omite y los dos que más dinero protegen.
Por qué desglosar por conceptos
Un importe global invita a discutir el global. Un desglose invita a discutir una línea. La diferencia es enorme cuando llega la petición de rebaja.
Si el presupuesto dice producción, cesión de uso para publicidad de pago durante doce meses y exclusividad de categoría durante seis meses, y el cliente dice que es mucho, hay tres conversaciones posibles y ninguna de ellas es bajarte la tarifa. Se puede acortar el plazo de la cesión, quitar la publicidad de pago o eliminar la exclusividad. Todas reducen el importe sin tocar tu precio por jornada.
Cuando piden rebaja
Llega casi siempre y no significa nada malo. Forma parte del trabajo de quien contrata. Lo que importa es cómo se responde.
Hay una respuesta que estropea la relación a medio plazo y es la más frecuente: aceptar la rebaja sin cambiar nada. Comunica tres cosas indeseables. Que el precio inicial estaba inflado. Que hay margen para pedir más. Y que el precio de referencia de ese cliente para contigo es ahora el rebajado, no el original.
La respuesta profesional tiene dos partes. Primero, entender de dónde viene la restricción: hay una diferencia real entre no tengo ese presupuesto y quiero pagar menos. Segundo, ofrecer una versión del encargo que quepa en el presupuesto disponible, quitando algo.
Qué quitar, en orden
- La exclusividad, si la había. Es lo que más cuesta y lo que menos suelen necesitar.
- El plazo de la cesión: de doce meses a seis.
- Los canales: quitar la publicidad de pago y dejar el uso orgánico.
- El número de variantes o de piezas.
- Las jornadas, reduciendo el alcance de producción.
Fíjate en que tu tarifa por jornada no aparece en la lista. Esa es la idea.
Descuentos que sí tienen sentido
Hay rebajas defendibles porque tienen contrapartida real y medible:
- Volumen comprometido por contrato. No la promesa de más trabajo en el futuro, sino un número de jornadas firmadas.
- Pago anticipado. Cobrar el cien por cien por adelantado elimina riesgo de impago y coste financiero.
- Flexibilidad de calendario. Si el cliente acepta que produzcas cuando tengas hueco, te permite optimizar jornadas.
- Menor carga administrativa. Un solo interlocutor, briefing consolidado y aprobación en un paso reducen tu coste real.
Lo que no es contrapartida: la visibilidad, la promesa de futuro y el prestigio de la marca. Ninguna de las tres paga la cuota.
Condiciones de pago, en el presupuesto y no después
Tres elementos que deben estar desde el principio: porcentaje a la firma, plazo de pago del resto y qué ocurre si se retrasa.
Sobre el plazo, conviene conocer el marco. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales establece los plazos aplicables entre empresas y el devengo automático de intereses de demora cuando se incumplen. Que exista esa norma no significa que cobrar sea automático, pero sí que el retraso tiene consecuencias jurídicas y que puedes mencionarlo sin sonar agresivo.
El anticipo a la firma cumple una función que va más allá de la tesorería: filtra. Un cliente que se niega a pagar nada por adelantado en una primera colaboración está diciendo algo sobre cómo será el resto de la relación.
Qué hacer con el silencio
Un presupuesto enviado y no contestado no es un no. Es un presupuesto sin contestar. Dos seguimientos son razonables: uno a los cuatro o cinco días laborables y otro cerca de la fecha de caducidad, recordando que expira.
La fecha de caducidad hace el trabajo desagradable por ti. Convierte el recordatorio en un dato administrativo en lugar de en una presión comercial, y te libera de mantener precios antiguos indefinidamente.
La conversación, no el documento
Un último apunte sobre el tono. Presentar un precio con disculpas invita a que lo discutan. Presentarlo como un dato, con la misma naturalidad con la que se dice una fecha, cambia la respuesta que recibes más de lo que parece razonable.
Ayuda haber hecho el cálculo de la base de coste. Cuando sabes exactamente de dónde sale tu número, la conversación deja de ser una defensa y pasa a ser una explicación.
Lo que conviene llevarse
El presupuesto fija el alcance, y el precio es su consecuencia. Desglosa por conceptos para que la negociación caiga sobre el alcance y no sobre tu tarifa. Si hay que ceder, cede alcance. Pon fecha de caducidad, anticipo y condiciones de pago desde el primer documento.
Y guarda cada presupuesto aceptado: es el contrato que tendrás cuando no haya contrato. Sobre lo que debería decir un contrato de verdad, sigue por el contrato mínimo viable.