Pago tardío de una factura UGC: plazo e intereses

Esta página se ha unificado con la guía ampliada Pago tardío de una factura UGC: plazos e intereses, que añade los documentos que sostienen una reclamación y cómo conservar la relación comercial. Esa es la versión de referencia.

Entre empresas, la Ley 3/2004 fija por defecto un plazo de pago de 30 días naturales y limita los pactos, con carácter general, a 60 días. La demora activa intereses desde el día siguiente al vencimiento. Reclama por escrito, conserva pruebas, concreta lo debido y escala de forma proporcionada.

Qué plazo de pago se aplica a una factura de un creador autónomo

Una factura emitida por un creador autónomo a una marca, agencia o cualquier otra empresa suele entrar en el ámbito de la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. La norma se ocupa de pagos entre empresas y profesionales, no de encargos de un consumidor particular. Su punto de partida importa: el plazo no queda al criterio indefinido de quien recibe el contenido.

Cuando no existe un pacto válido sobre el vencimiento, el plazo legal ordinario es de 30 días naturales. El cómputo se vincula, según el caso, a la recepción de los bienes o la prestación de los servicios, o a la recepción de la factura cuando esta llega después. En un encargo UGC conviene dejar por escrito cuál es el hito que demuestra la entrega: el envío de archivos, la carga en una carpeta acordada, la aprobación final o cualquier otro momento verificable.

Las partes pueden pactar otro plazo, pero entre empresas la regla general es que no exceda de 60 días naturales. Una cláusula que diga simplemente que el pago llegará «cuando el cliente final pague», «cuando se cierre la campaña» o «según disponibilidad» no ofrece una fecha cierta y merece revisión antes de aceptar el encargo. El riesgo no es solo cobrar tarde: también es perder la capacidad de saber cuándo empieza el retraso.

La fecha de vencimiento debe aparecer en el presupuesto aceptado, pedido, contrato, correo de confirmación o factura. Si distintos documentos dicen cosas distintas, guarda todos y no des por sentado que la marca interpreta el plazo igual que tú. La trazabilidad de la fecha de entrega y de la aceptación será útil si debes reclamar.

Desde cuándo corren los intereses de demora

Los intereses de demora no empiezan cuando decides enviar un recordatorio ni cuando la conversación se vuelve incómoda. En una operación comercial cubierta por la Ley 3/2004, nacen desde el día siguiente al vencimiento. Si había una fecha pactada, el punto de partida es el día posterior a esa fecha. Si no la había, se aplica el plazo legal que corresponda según las circunstancias de la factura y la prestación.

La ley no exige, como regla general, que el creador envíe antes un requerimiento formal para que se devenguen intereses. Esto no significa que convenga prescindir de la comunicación. Un recordatorio escrito ayuda a resolver un error administrativo, identifica a la persona responsable de pago y deja constancia de que has pedido una solución. Pero el mensaje no sustituye al vencimiento ni reinicia el cómputo.

La Ley 3/2004 define el tipo legal de demora mediante un mecanismo que toma como referencia el tipo aplicado por el Banco Central Europeo a sus operaciones principales de financiación y añade un diferencial legal. El tipo aplicable se publica para cada semestre. Para calcular una reclamación concreta hay que identificar el semestre, los días de retraso y el principal pendiente. Si hubo pagos parciales, el cálculo debe separarse para no reclamar intereses sobre una parte ya abonada.

En la práctica, primero verifica cuatro datos: la fecha exacta de vencimiento, el importe que sigue pendiente, la fecha en la que recibiste cada pago y la identidad contractual de quien debe pagar. No des por hecho que la persona que aprobó el guion es la entidad que figura en el pedido o en la factura. Si reclamas a una entidad distinta de la deudora, retrasarás la solución.

Qué puede reclamarse además del principal pendiente

La reclamación básica es el principal: la parte de la factura que no se ha pagado. Si el vencimiento ya pasó, la Ley 3/2004 permite añadir intereses de demora. También reconoce el derecho a una compensación fija por costes de cobro y, cuando proceda, a reclamar costes de cobro que excedan esa compensación si se acreditan y son razonables. La documentación es decisiva si la reclamación deja de ser una conversación ordinaria y pasa a una fase formal.

No mezcles conceptos sin distinguirlos. El principal deriva del encargo y de la factura. Los intereses derivan del retraso. Los costes de cobro se relacionan con las actuaciones necesarias para recuperar lo debido. Separarlos en una hoja de cálculo o en el requerimiento evita que la otra parte pueda responder que no entiende la cantidad solicitada.

Antes de incluir cualquier partida, revisa si existe una disputa real sobre la ejecución. Por ejemplo, puede haber una revisión pendiente, una entrega no recibida por un problema de acceso o una rectificación fiscal necesaria. Una objeción concreta no elimina automáticamente tus derechos, pero cambia el enfoque: identifica qué parte se acepta, qué parte se discute y qué prueba resuelve la discrepancia. No presentes como retraso administrativo lo que es un desacuerdo sobre el alcance del encargo.

Guarda el encargo aceptado, el presupuesto, la factura, la prueba de entrega, los mensajes de aprobación, las versiones enviadas y la prueba de que facilitaste los datos bancarios correctos. Si la factura fue rechazada por un dato formal, conserva también ese aviso y la factura rectificada. El objetivo no es acumular mensajes, sino poder reconstruir una secuencia clara sin depender de la memoria de nadie.

Cómo reclamar paso a paso sin romper la relación comercial

1. Comprueba el expediente. Reúne factura, fecha de vencimiento, pedido o contrato, prueba de entrega y contacto de cuentas a pagar. Verifica que la entidad facturada, el número fiscal y los datos de pago son correctos.
2. Envía un recordatorio breve y concreto. Indica el número de factura, el importe pendiente, el vencimiento y pide una fecha de pago confirmada por escrito. Mantén un tono operativo: puede tratarse de una incidencia de circuito interno.
3. Pide una explicación documentada si no pagan. Si alegan una incidencia, solicita que especifiquen qué dato falta, quién debe aprobarlo y qué acción desbloquea el pago. Evita aceptar respuestas vagas como solución definitiva.
4. Fija un plazo adicional razonable. Si no hay respuesta o la fecha prometida pasa sin pago, comunica por escrito un nuevo plazo para regularizar la deuda. Señala que el vencimiento legal ya se ha producido y que te reservas el ejercicio de tus derechos.
5. Emite un requerimiento formal. Identifica a deudor y acreedor, origen de la deuda, documentos, principal, intereses devengados y demás conceptos que correspondan. Usa un medio que permita acreditar contenido y recepción.
6. Decide si escalas. Si persiste el impago, valora mediación, asesoramiento profesional o una vía judicial adecuada. No amenaces con medidas que no vas a adoptar.

Esta secuencia permite separar el retraso corregible de la morosidad persistente. La relación comercial no se protege tolerando plazos indefinidos. Se protege dando información suficiente, manteniendo el intercambio por escrito y aplicando consecuencias de manera previsible.

Modelo de decisión antes de enviar cada mensaje

La pregunta útil no es si reclamar resulta incómodo, sino qué evidencia tienes y qué necesita la otra parte para pagar. Usa esta regla de decisión. Si falta información, pide la información. Si el vencimiento no ha llegado, solicita confirmación logística sin hablar de mora. Si ya venció y no existe disputa concreta, reclama el pago. Si hay silencio tras un plazo adicional, formaliza el requerimiento.

Evita dos errores frecuentes. El primero es discutir por mensajes de voz o llamadas sin enviar después una confirmación escrita. El segundo es añadir acusaciones sobre intención o solvencia sin pruebas. Describe hechos: fecha de factura, vencimiento, entrega, pagos recibidos y respuesta pendiente. Un expediente sobrio suele ser más difícil de ignorar y más sencillo de revisar por una persona distinta dentro de la empresa.

Qué decir y qué no decir en una reclamación inicial

Un primer mensaje eficaz puede ser corto. Debe permitir a la persona receptora localizar la operación sin buscar entre varios proyectos. Identifica el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe pendiente y el canal por el que se entregó el trabajo. Pide confirmación de la fecha concreta en que se ordenará el pago. Si no conoces a la persona de contabilidad, pide que te indiquen el contacto y reenvía el hilo manteniendo el contexto.

La factura identificada en este mensaje venció y sigue pendiente de pago. Agradecería confirmación por escrito de la fecha prevista de abono o de cualquier incidencia documental que deba resolver para cerrar el expediente.

La fórmula no presupone mala fe, pero tampoco presenta el pago como un favor. Evita frases como «cuando podáis», porque diluyen el vencimiento. También conviene evitar conceder sucesivas prórrogas sin fecha. Si aceptas un calendario de pagos, pide que incluya importes, fechas y el reconocimiento expreso de la deuda. Conserva la aceptación escrita.

Si vas a mencionar intereses de demora, hazlo después de comprobar que el vencimiento y la normativa aplicable están claros. No necesitas convertir el primer recordatorio en un escrito hostil. Sí necesitas que, al escalar, quede claro que la falta de pago no es una mera conversación pendiente. La progresión debe ser coherente: recordatorio, plazo adicional, requerimiento y, solo si no hay solución, la medida posterior que resulte proporcionada.

En paralelo, no entregues usos adicionales, archivos maestros o nuevas piezas que no formen parte de una obligación ya exigible sin decidirlo conscientemente. El impago de una factura anterior no siempre permite retener cualquier entrega, porque depende de lo pactado. Pero sí es una señal para revisar tu exposición antes de asumir más trabajo no cobrado.

Límites de esta guía

Esta guía se refiere a facturas de un creador autónomo frente a una empresa o profesional en España, dentro de una operación comercial. No sustituye el análisis de un contrato concreto, ni determina por sí sola si una cláusula es nula, si una entrega fue conforme o si existe una compensación adicional exigible. La Ley 3/2004 y su publicación en el Boletín Oficial del Estado son el marco general citado, pero los hechos y documentos de cada encargo cambian el resultado.

No cubre en detalle pagos de consumidores, de Administraciones Públicas, relaciones laborales, encargos sometidos a una ley extranjera, insolvencias, procedimientos concursales ni litigios internacionales. Tampoco resuelve cuestiones fiscales de una factura rectificativa, retenciones o IVA. Si la contraparte discute la autoría, los derechos de uso, la conformidad del contenido o la identidad del deudor, puede ser necesario revisar el contrato y pedir asesoramiento profesional.

La reclamación proporcionada no equivale a renunciar a tus derechos. Su función es ordenar los hechos y abrir una vía de solución. Cuando el importe, la antigüedad de la deuda o el historial de incumplimientos hagan que el riesgo sea relevante, deja de tratarlo como una incidencia administrativa aislada y conserva toda la documentación desde el primer aviso.